[미친 활용 01] 클릭 한 번에 서식 복사해서 적용하기
회사에서 문서를 작성하다 보면 보고서의 통일성을 유지하기 위해, 정해진 서식으로 맞춰야 할 때가 많습니다. 이때 엑셀의 서식 복사 기능을 사용하면 매우 편리합니다. 완성된 셀의 디자인 서식을 그대로 복사한 후, 서식을 통일해야 할 다른 모든 셀에 적용하면 됩니다.
01 ➊ 원하는 서식이 적용되어 있는 셀을 선택하고 ➋ [홈 → 클립보드 → 서식 복사]를 클릭합니다.
02 마우스 커서 모양이 바뀌면 서식을 통일해야 할 모든 셀을 드래그합니다.
<직트키 노하우> 서식 복사를 두 번 클릭해보세요!
[서식 복사]를 한 번 클릭하고 서식을 적용하고 싶은 셀을 클릭하면 서식 스타일이 한 번만 붙여넣어집니다. [서식 복사]를 두 번 클릭하면 서식 복사 상태가 계속 유지되어 여러 부분에 원하는 만큼 서식 스타일을 붙여넣을 수 있습니다. 붙여넣을 셀이 여러 개라면 [서식 복사]를 더블클릭한 후 사용하세요.
[미친 활용 02] 절대 참조로 셀 범위 고정하기
마트에서 일부 상품을 10% 할인 행사한다고 할 때, 각 상품을 일일이 계산하면 시간이 많이 소모됩니다. 이때 절대 참조를 활용하면 각 상품의 정가에서 10% 할인된 가격만 일괄적으로 구할 수 있습니다. 절대 참조를 사용하지 않으면 어떻게 되는지 먼저 확인해봅시다.
절대 참조를 사용하지 않았을 때
01 ➊ 사과의 할인금액 셀(D8)을 클릭하고 = 입력 ➋ 사과의 기존가 셀(C8)을 클릭하고 * 입력 ➌ 일괄 할인율 셀(D5)을 클릭한 후 Enter를 누릅니다.
03 각 할인 금액 수식에 [D5] 셀이 없어 올바른 값이 표시되지 않습니다.
일괄 할인율은 [D5] 셀인데, 채우기 핸들을 사용하면 [D5] 셀이 고정되지 않고 행에 따라 참조하는 셀이 [D6], [D7], [D8] 셀과 같이 변경됩니다. 이때는 채우기 핸들을 사용해도 참조하는 셀의 위치가 변하지 않도록 절대 참조를 사용하면 됩니다.
수식이 있는 셀을 채울 때 절대 참조가 없으면 채워지는 셀 위치에 따라 수식의 셀 위치도 상대적으로 변합니다.
절대 참조를 사용할 때
01 ➊ 할인금액 셀(D8)을 클릭하고 = 입력 ➋ 기존가 셀(C8)을 클릭하고 * 입력 ➌ 일괄 할인율 셀(D5)을 클릭합니다.
02 ➊ 단축키 F4를 눌러 ➋ 일괄 할인율 셀인 [D5] 셀에 $ 기호가 입력되면 ❸ Enter를 누릅니다.
03 ➊ 채우기 핸들을 클릭한 상태에서 ➋ 아래로 드래그하면 계산된 결괏값이 바르게 나타납니다.
절대 참조는 [$D$5]처럼 셀의 위치를 나타내는 행(숫자)과 열(알파벳) 앞에 $ 기호가 붙습니다. 절대 참조로 고정된 셀은 채우기 핸들을 상하좌우로 드래그해도 위치가 바뀌지 않습니다.
단축키 F4를 누르는 횟수에 따라 고정되는 부분이 달라집니다. F4를 한 번 누르면 셀의 행과 열이 모두($D$5) 고정되는 절대 참조가 됩니다. F4를 두 번 누르면 행(D$5)만 고정되고, F4를 세 번 누르면 열($D5)만 고정됩니다.
[AI 치트키] 절대 참조로 할인금액 계산하기
엑셀에서 특정 셀의 값을 여러 수식에 공통으로 적용해야 한다면 다음과 같이 요청해보세요. 자료가 들어 있는 셀의 위치를 정확히 알려주고, 앞서 배운 것처럼 절대 참조를 사용해야 한다는 점을 꼭 명시하세요.
[나] : 엑셀에서 상품별 정가에 일괄 할인율을 곱해 할인금액을 구하려고 해.
상품 정가는 C8:C12에 있고, 일괄 할인율은 D5 셀에 입력되어 있어.
D8 셀에 넣을 수식을 알려주고, 채우기 핸들로 아래로 복사해도 할인율 셀이 바뀌지 않도록 절대 참조를 적용해.
[미친 활용 03] 잘라내기 없이 Shift로 셀 위치만 간단히 옮기기
엑셀에서 데이터 위치를 바꾸기 위해 해당 셀을 잘라내서 원하는 위치로 붙여넣기를 했을 겁니다. 이때는 Shift를 누른 상태에서 원하는 위치로 셀을 드래그하면 훨씬 더 직관적이고 빠르게 옮길 수 있습니다. 번거로운 잘라내기, 붙여넣기 과정을 반복하지 말고 이 방법을 활용해보세요.
01 ➊ 위치를 옮기고 싶은 셀 범위를 선택합니다. ➋ 마우스를 선택한 셀 범위의 가장자리로 옮겨 [이동 아이콘]으로 바뀌는 위치에 맞춥니다.
02 단축키 Shift를 누른 상태에서 원하는 위치로 드래그합니다. 초록색 막대가 나타나면 원하는 위치에 초록색 막대를 둡니다. 원하는 위치로 셀이 이동했는지 확인합니다.
[미친 활용 04] 열 방향으로 정렬한 데이터를 행 방향으로 정렬하기
엑셀에서 데이터를 정렬할 때 항상 수직 방향으로만 정렬했나요? 사용자 지정 정렬 기능의 옵션을 활용하면 수평 방향으로도 데이터를 정렬할 수 있습니다. 일자별 데이터나 행 방향으로 나열된 정보를 기준에 맞춰 자동으로 정렬할 수 있어, 데이터 구조에 따라 유연하게 대응할 수 있습니다.
01 ➊ 정렬할 데이터를 모두 선택하고 ➋ [홈 → 편집 → 정렬 및 필터 → 사용자 지정 정렬]을 클릭합니다.
02 ➊ [정렬] 대화상자에서 [옵션]을 클릭합니다. ➋ [정렬 옵션] 대화상자의 [방향]에서 [왼쪽에서 오른쪽]을 선택하고 ❸ [확인]을 클릭합니다.
03 ➊ [정렬 기준]은 날짜가 적혀 있는 행 범위(행 2)를 선택하고 ➋ [확인]을 클릭합니다.
04 데이터가 날짜 순으로 정렬되었는지 확인합니다.
[미친 활용 05] 셀 끝까지 그려지는 자동 밑줄 만들기
엑셀에서 양식을 만들 때, 정보의 입력란은 도형이나 밑줄을 그려넣어 표현하고는 합니다. 이때 다음의 두 가지 방식으로 작성하는 경우가 많을 겁니다.
아래쪽 테두리를 그리는 방식은 각 항목의 명칭까지 테두리가 쳐져서 자칫 답답해보일 수 있어 개인적으로는 추천하지 않습니다. 셀에 언더바를 일일이 입력하는 방식은 너무 비효율적입니다. 이때는 셀 표시 형식을 조금만 바꾸면 훨씬 편하게 작업할 수 있습니다.
01 밑줄을 표현할 셀 범위를 모두 선택하고 단축키 Ctrl+1을 누릅니다.
02 ➊ [셀 서식] 대화상자의 [표시 형식] 탭에서 ➋ [사용자 지정]을 선택합니다. ➌ [형식]에서 G/표준을 삭제한 후 @*_를 입력 ➍ [확인]을 클릭합니다.
03 셀 너비만큼 밑줄이 그려집니다.
셀 표시 형식에서 @ 기호는 셀에 입력된 문자 데이터를 나타냅니다. 즉, 사용자가 입력한 값 전체를 의미합니다. * 기호는 반복의 의미를 나타냅니다. * 기호 뒤에 오는 문자를 셀 너비만큼 반복하여 표현합니다. 따라서 * 기호 뒤의 _ 기호를 셀 너비만큼 반복하여 표현하는 원리입니다.
[미친 활용 06] 복잡한 데이터는 접고 핵심 데이터만 보이도록 설정하기
고객 방문 일지, 비품 구매 일지 등과 같이 일자별 데이터를 누적하여 관리해야 하는 업무가 있습니다. 기록된 데이터가 적을 때는 한눈에 볼 수 있으므로 문제없지만, 데이터가 많아질수록 아래로 스크롤해 데이터를 확인해야 하는 번거로움이 있습니다. 이때는 자동 개요 기능을 활용해 평소에는 합계 데이터만 보이고 필요한 데이터만 펼쳐 볼 수 있도록 설정할 수 있습니다. 자동 개요 기능을 이용해 월별 합계만 볼 수 있도록 설정하겠습니다.
01 ➊ 기록된 데이터를 모두 선택하고 ➋ [데이터 → 개요 → 그룹의 목록 버튼 클릭 → 자동 개요]를 클릭합니다.
02 행 번호 왼쪽에 그룹을 접고 펼 수 있는 항목이 생겼는지 확인하고 [1]을 선택합니다. 수식이 포함된 합계 행을 제외한 나머지가 모두 숨김 처리되었습니다.
[2]를 선택하면 숨겨져 있던 모든 데이터가 보이고, [+]를 선택하면 해당되는 그룹만 펼쳐집니다. 자동 개요 기능을 해제하려면 [데이터 → 개요 → 그룹 해제의 목록 버튼 → 개요 지우기]를 클릭하면 됩니다.
필요한 부분만 그룹화하고 싶어요
자동 개요 기능은 엑셀에서 수식이 있는 행을 기준으로 그룹화할 대상을 자동으로 묶어줍니다. 수식이 없는 데이터에서 필요한 부분만 그룹화하고 싶다면 다음 방법으로 설정합니다. 1월 데이터만 선택해 그룹화를 설정하겠습니다.
01 1월에 해당하는 데이터를 모두 선택합니다.
02 ➊ [데이터 → 개요 →그룹의 목록 버튼 클릭 → 그룹]을 클릭합니다. ➋ [그룹] 대화상자에서 [행]을 선택하고 ❸ [확인]을 클릭합니다.
03 1월 데이터만 그룹화된 것을 확인합니다.